Cómo almacenar correos y contactos en la carpeta documentos.

Todos sabemos de la importancia de realizar copias de seguridad de los datos almacenados en el ordenador para poder recuperarlos en caso de que suceda algún desastre (eliminación por error, fallo del disco duro, infección del sistema ...).

La mayoría de los usuarios realiza copia de las carpetas "documentos", "imágenes", "música", "videos"; pero nos olvidamos de los correos y contactos almacenados en Office Outlook. Y es normal, porque están almacenados en una carpeta oculta dentro de nuestro perfil de usuario.

Una buena técnica es cambiar el almacén de éstos en una subcarpeta dentro de la carpeta "documentos" de manera que, al realizar la copia de seguridad de los mismos, se incluirán todos los correos y contactos de modo automático. En el presente artículo vamos a explicaros la manera de realizarlo teniendo unos conocimientos básicos del uso de Windows.

Para ello, crearemos un duplicado del archivo que contiene los correos y contactos dentro de una subcarpeta dentro de mis documentos y, a continuación, indicaremos a Outlook que éste es el archivo que deberá utilizar en lugar del predeterminado.

Existen varias maneras de realizar este proceso, pero la que os contamos a continuación es sin duda, la más sencilla y, sobre todo, segura.

Veamos paso a paso las acciones que debemos realizar:

• Crear el duplicado del contenedor de mensajes y contactos.
• Crearemos la subcarpeta "Correo electrónico" dentro de "documentos" (creo que esto todos sabemos cómo hacerlo).
• Entramos en Outlook - Archivo (del menú superior) - Importar y exportar (
• Seleccionamos "Exportar a archivo" y hacemos clic en "Siguiente".
• En la nueva pantalla seleccionamos "Archivos de carpetas personales (.pstI)" y hacemos clic en "Siguiente".
• A continuación, el asistente nos pide que seleccionemos qué datos queremos exportar. Seleccionaremos "Carpetas personales" (está seleccionado por defecto) y marcaremos la casilla "Incluir subcarpetas".

• En la última pantalla del asistente deberemos indicar en qué carpeta y con qué nombre queremos crear la copia de seguridad. Seleccionaremos la subcarpeta "Correo electrónico" recién creada en mis documentos y le asignaremos el nombre "mis-datos-de-outlook.pst". Para realizarlo de un modo sencillo utilizaremos el botón "Examinar" y una vez aceptado el nombre pulsaremos en "finalizar", con lo cual finalizamos el primer paso. (Adicionalmente, podremos cambiar el nombre de "carpetas personales" y además asignarle una contraseña, lo primero no lo recomiendo).

• Indicarle a Outlook que utilice de almacén de datos el archivo "mis-datos-de-outlook.pst" en lugar del predeterminado.
• Entramos en "Herramientas" (del menú superior) - Configuración de la cuenta.
• Seleccionamos la pestaña "Archivo de datos"
• Hacemos clic en "Agregar" (del menú superior).
• Seleccionamos "Archivo de carpetas personales (.pst) de Office Outlook" y aceptamos.
• Buscamos el archivo "mis-datos-de-outlook.pst" recién creado en la subcarpeta de "Documentos" y aceptamos .
• Seleccionar "mis-datos-personales-de-outlook.pst" como predeterminado.
• Hemos vuelto a la pestaña "Archivo de datos" de "Configuración de la cuenta". Seleccionamos en la lista "mis-datos-de-outlook.pst en ..." y hacemos clic en "Establecer como predeterminado" del menú superior.
• Al realizarlo una ventana emergente nos avisa de que los cambios no se harán efectivos hasta que reiniciemos Outlook. Lo cerramos completamente y lo volvemos a abrir.
• Eliminar de la configuración de Outlook el almacén de datos original. Esto no lo elimina del disco duro, únicamente lo realizamos para que no se nos muestre en el panel derecho, por tanto, podremos acceder a él en caso de que surja cualquier problema (diifícil si hemos seguido los pasos del artículo). Este archivo lo podremos localizar en c:\user\nombre de usuario\AppData\Local\Microsoft\Outlook.
• Entramos de nuevo en "Herramientas" (del menú superior) - Configuración de la cuenta.
• Seleccionamos la pestaña "Archivo de datos".
• Marcamos haciendo clic sobre él, el archivo "Outlook.pst en c:\...", pinchamos en "quitar del menú superior" y respondemos que "Sí" en la ventana emergente que nos advierte de la operación que vamos a realizar. Con esto finalizamos el proceso.

Como veis, no es tan difícil y la próxima vez que realicéis una copia de seguridad de la carpeta "documentos" incluiréis todos vuestros correos y contactos, así como el resto de actividades que realicéis en Outlook.
Para restaurar esta copia, ya sea en este ordenador o en cualquier otro, bastará con que utilicéis la opción "Archivo" - "Exportar e importar" - "Importar de programa o archivo" - "Archivo de carpetas personales (.Pst)" del menú superior.
Esperamos que os sea de utilidad.